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浙江大学文书档案归档文件整理规则

2011-09-13业务指导2015 [    ]  [打印]

关于印发《浙江大学归档文件整理规则》的通知

各校区管委会、各学院,各部,直属各单位: 

  经研究决定,现将《浙江大学归档文件整理规则》印发给你们,请遵照执行。 

                    校长办公室 

                  二OO一年四月十八日

附件:《浙江大学归档文件整理规则》

为了适应档案管理现代化的需要,规范归档文件的整理方法,以减轻我校各部门文书立卷的归档工作量,提高工作效率,遵照国家档案局《归档文件整理规则》(送审稿)原则要求,吸收有关高校文书立卷改革经验,结合我校档案工作实际,特制订《浙江大学文书档案归档文件整理规则》(试行)。 

一、范围  

本规则适用于我校机关各部(处)、各直属单位、各学院(系)、后勤系统等部门和单位。 

二、定义 

本规则采用下列定义: 

1、归档文件 

在公务活动中形成的、办理完毕、具有保存价值、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 

2、整理 

将归档文件以件为单位组成有序体系的过程,包括分类、排列、编页号、编目、装盒等环节。 

3、件 

归档文件的整理单位。?般以每份文件为一件;文件正本与定稿为一件;正件与附件为一件;报表、名册、图册等,一册(本)为一件,来文与复文可为一件。 

三、整理原则 

遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,便于保管与利用。 

四、整理要求 

1、归档文件应齐全完整。去除金属物;已破损文件应予托裱;字迹模糊或易退变的文件应予复制,复制件附于原件后一并归档。 

2、整理归档文件的字迹应确保其耐久性,禁止使用铅笔、圆珠笔、红笔、纯蓝笔等不耐久笔书写。纸张、装具等应有利于档案保护。 

五、整理规则 

1、分类 

归档文件应“按年度、按类目、按立卷部门”分类。 

《浙江大学档案实体分类方案》规定的类目有“党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会”等。 

我校“立卷部门”划分参见《浙江大学立卷部门归档范围和保管期限规定编制说明》。 

2、排列 

归档文件按上述分类后,收(发)文按文号或成文日期顺序排列。每一件内,文件正本在前,定稿在后;转发件在前、被转发件在后;来文与复文:(1)同一年度、一般性事情的来文与复文作为一件(复文在前,来文在后),该件标题用复文标题;(2)学校向上级的重要请示,上级对我校重要事情的批复各自作为一件,为查阅调取文件方便,这二个相关文件实体应放在同一档案盒里。(3)不同年度的来文与复文,则分开各自作为一件。 

会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。 

3、编页号 

盒内归档文件按排列顺序在文件右下角编连续页号。盒内的文件数量,根据档案盒的空间容量确定。 

4、编目 

存放在同一盒内的归档文件应按件顺序编制盒内目录。其内容为:档号、盒名、盒内目录表。 

(1)档号 

每一个档案盒编一个档号,它是存取档案的代号,也是档案实体排架的依据,反映了档案实体存放的物理位置。 

档号编制方法(由校档案馆负责): 

组 成:全宗 — 年度号 — 类目号 — 盒号  

全 宗: 浙江大学 (或用代号 ZD)  

年度号:文件形成自然年度的四位阿拉伯数字标注公元纪年,例如:1999年文件,用“1999”。  

类目号: DQ —党群类,XZ—行政类,SB—设备类,CP—产品类,WS—外事类; JX11—教学类,KY11—科研类,JJ11—基建类, CB11—出版类, CK11—财会类  

盒 号:从“1”开始编流水号。 

(2)盒名 

档案盒是归档文件的保管单位。盒名应“简单、明了”。例如“教育部1999年来文”、“人事处1999年发文”、“科技处1999年收文”等等,如果立卷部门一个年度内收(发)文较多,可用(一)、(二)区分。 

(3)盒内目录表 

 目录表内设置如下栏目: 

 序号:文件在盒内的顺序号

  文号:文件的发文字号。

  责任者:归档文件的发文机关或署名者。署名为“浙江大学”的文件以“发文机关代字”识别其责任者,例:浙大发人(1999)01号文,责任者是人事处。

  题 名:文件标题。没有标题的应予以拟写;标题不规范的应予以改写,外加“[ ]”号附于原标题后。

  日 期:文件的成文日期。在表示年、月数字的右下角标注“.” 号,例如,文件落款日期是一九九九年九月十日,标“1999.09.10”。

  页 号:每一件归档文件首页在盒内的连续页次。

  密 级:每一件归档文件的密级。绝— 绝密,机 —机密,秘—秘密,内—内部;普发性文件等不保密材料 —空缺。

  保管期限:每件归档文件的保管期限。永–永久,长—长期, 短—短期。

  备 注归档文件的简要说明,例如:某文件经鉴定销毁,则盖“销毁”章等

  盒内目录用纸尺寸采用国内通用16开型(或国际?准A4型),盒内目录须装订,防止不慎盒内目录缺页后,存放在盒内的文件失去原始依据。 

(4)填写备考表 

  备考表置于盒内文件之后。其内容有:内存归档文件数、总计页数;盒内文件情况说明(例如盒内文件缺损、修改、补充、移出等);整理者(归档部门整理文件材料的人员姓名);归档日期。

 六、装盒 

按盒内目录、归档文件、备考表”先后顺序装入档案盒。 

附一:档案盒格式、尺寸及备考表式样  

盒外型尺寸:长305mm,宽220mm ,盒脊厚度分40mm,20 mm二种。 

盒脊标注:上方标全宗名称“浙江大学”,下方即离底40mm起标注档号。 

盒面样式 盒脊 备考表 ……………

浙江大学档案实体分类方案浙江大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定