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浙江大学档案实体分类方案

2011-09-13业务指导2293 [    ]  [打印]

一、编制目的 

为了统一我校档案实体的分类,实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,以提高我校档案业务建设的整体水平,根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》所确定的基本原则,结合四校合并后的浙江大学档案工作实际,特制订本方案。 

二、编制原则 

1、考虑我校档案工作的历史、现状和今后的发展,从实际出发,体现教学、科研档案在学校档案中的中心地位,党政管理档案统率全局的作用。 

2、以我校全部档案(除人事档案外)为对象,并按照“形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别”。 

3、根据“四校合并后新浙江大学产生的档案仍隶属浙江大学全宗”总体考虑,本方案参照原浙江大学档案实体分类法,力图以最少的变动,保证学校档案类目设置较长时期的稳定性,建立起能与《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》相吻合的,有利于学校档案事业发展的新体系。 

三、类目设置与主要内容

(一)一级类目的设置与标识 

  一级类目是我校档案实体分类的最高层位。我校档案确定的一级类目计13个。其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拚音字母,例如:行政(Xing Zheng)标识为“X Z”。 

  一级类目名称、标识符号和主要内容如下: 

  1、党群 DQ 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。 

  2、行政 XZ 主要包括学校行政职能部门(除教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门外)工作中形成的文件材料。 

  3、教学工作 JX 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 

  4、科学研究 KY 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。 

  5、产品生产与科技开发 CP 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。 

  6、基本建设 JJ 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 

  7、仪器设备 SB 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。 

  8、出版 CB 主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。 

  9、外事 WS 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。 

  10、财会 CK 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 

  11、声像 SX 主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料 

  12、人物 RW 主要包括浙大名人,教学、科研骨干档案材料,人事组织部门移交的已故人员档案材料。 

  13、实物 SW 主要包括部省级以上领导,名人等的题词、印章、字(书)画、礼(纪念)品,及非科研类奖状等实物。

(二)二级类目是对一级类目的细分,三级类目是对二级类目的细分,细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点,结合档案记述和反映内容性质进行设置。根据我校的实际情况,党群类、行政类、产品类、设备类档案只设一级类目,教学类档案扩展到三级类目,其余门类设置到二级类目。 二级类目及三级类目的标识,均采用“双位制”。如综合“11”,其余二级类目依次层累为12、13……99,但10、20……等带“0”的数字不用。 

四、类目划分与标识

(一)党群类 DQ (所设二级类目用于输入计算机系统的分类号,档号按一级类目下大流水编号) 

   DQ 11 党务综合 (各分党委、总支、直属支部综合材料入此) 

    DQ 12 纪 检 (监察材料入此) 

   DQ 13 组 织 (党校材料入此)  

   DQ 14 宣传教育 (学生政治思想工作材料入此) 

   DQ 15 统 战 (民主党派材料入此) 

   DQ 16 工 会 (妇女工作材料入此) 

   DQ 17 团 委 (学生社团材料入此) 

(二)行政类 XZ (所设二级类目用于输入计算机系统的分类号,档号按一级类目下大流水编号)XZ 11 综合(教职工代表大会,学校评估,校史工作,学院、系、所等单位综合材料入此) 

   XZ 12 人事(师资培养材料入此) 

   XZ 13 审计 

   XZ 14  武装保卫 

   XZ 15  总务(计划生育等材料入此) 

   XZ 16  档案、图书 

(三)教学类 JX  

   JX 11 综合(非针对本校的教学文件、 学生运动会材料、教学评估、优秀教学评奖材料、军训材料等入此) 

   JX 12 学科与实验室建设(研究生导师材料、博士后流动站材料入此) 

   JX 13 招生 

   JX 14 学籍管理 下设 

   JX 1411 学籍变更、学生(入学)登记卡、学生奖惩材料 

   JX 1412 学生成绩单(册) 

   JX 15 课堂教学与教学实践 

   JX 16 学位 下设 

     JX1611  学位工作文件 

     JX1612  论文及学位评审材料(医学论文实验记录入此) 

   JX 17 毕业生(毕业生信息反馈材料入此) 

   JX 18 教 材  

(四)科研类 KY 

   KY 11 综 合(科技文件、科研经费管理、科研计划等材料入此) 

   KY 12 项 目 

   KY 13 专 利 

   KY 14 奖 状 

(五)产品类 CP 

(六)基建类 JJ 

   JJ 11 综合 

   JJ 12 项目工程(蓝图入此) 

   JJ 13 工程底图

(七)设备类 SB 

(八)出版类 CB 

   CB 11 综 合 

   CB 12 报 纸 

   CB 13 刊 物  

   CB 14 书 藉 

(九)外事类 WS (所设二级类目用于输入计算机系统的分类号,档号按一级类目下大流水编号) 

   WS 11 综 合 

   WS 12 出 国(境) 

   WS 13 来 校 

   WS 14 国际合作与会议 

   WS 15 外国留学生工作 

(十)财会类 CK 

   CK 11 综 合 

   CK 12 会计报表 

   CK 13 会计帐簿 

   CK 14 会计凭证 

   CK 15 工资清册 (贷学金、奖学金、助学金名册入此) 

   CK 16 涉及债权等凭证 

(十一)声像类 SX 

   SX 12 照 片 

   SX 13 录音带 

   SX 14 录像片 

   SX 15 幻灯片 

   SX 16 磁 盘 

   SX 17 影视胶片 

   SX 18 缩微胶片 

   SX 19 光 盘 

(十二) 人物类 RW 

   RW 11 名人档案 

   RW 12 科研、教学骨干业务档案 

   RW 13 已故人员档案 

(十三)实物类 SW 

   SW 11 大张纸质类(词题、字画、非科研类奖状等入此) 

   SW 12 织物类(锦旗、织绵等) SW 13 馈赠书籍、画册等 

   SW 14 小件物品 SW 15 大件物品(不能存放在橱柜内) 

   SW 16 珍贵物品 

五、档号的编制方法 

档号是存取档案的代号,排架的依据,反映我校档案实体分类体系和物理位置。档号编制原则应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”原则,即同一全宗内的档号不得重号和空号,不能随意变动,层次尽量少,能适应计算机辅助管理的要求;方便插卷与扩展,并有利于发挥排架、检索的双向功能。 

档号结构、标识和模式: 

       年度号 — 类目号 — 案卷号

 

       |     |     |

 

       |     |       ̄ 1~n(按最下位类目流水)

 

       |       ̄ ̄ 由一(二、三)级类目标识符组成

 

         ̄ ̄ 年度号(四位阿拉伯数字组成) 

   例:1999年研究生论文第88卷的档案号为:1999—JX1612—88 

     1999年科研成果项目第36卷的档号为:1999—KY12—36 

    说明1:所有一级类目档案,凡由若干文件组成的案卷档号应标识到文件级 

         年度号—类目号—案卷号—件号

 

         |   |   |   |

 

         |   |   |     ̄ 1~n(流水号)

 

         |   |     ̄ 由一(二、三)级类目标识符组成

 

         |     ̄ ̄ 1~n(按最下位类目流水)

 

           ̄ ̄ 年度号(四位阿拉伯数字组成) 

   例:1999年党群类第88卷第6个文件的档案:1999—DQ—88—6 

    1999年科研文件第2卷第5个文件档号为:1999—KY11—2—5 

    说明2:上述档号结构中的称谓,对声像类与实物类有所不同。即 对声像类:“二级类目号”应为“载体代号”,“案卷号”应改为“保管单位号”。实物类:“案卷号”应改为“保管单位号”其“单位”可依据不同载体而定,可以是“张、件、卷、册、个、只、盒”等等。

    说明3: 一级类目档案的“年度号”按下列要求确定: 

    党群类和行政类用“自然年度”。教学类:教学管理用“自然年度”,学籍用“入学年度”(级),其余用“教学年度” 

    科研类:综合类用“自然年度”,其余用“完成年度”产品类:综合类用“自然年度”,其余“投产年度” 

    基建类:综合类用“自然年度”,项目用“竣工年度”设备类:综合类用“自然年度”,仪器设备用“购置年度” 

    出版类:综合类用“自然年度”,出版物用“出版年度”外事类:留学生用“入学年度”(级),其余用“自然年度” 

    声像类,人物类,实物类:按档案进馆的“自然年度” 

六、馆藏档案全宗及其标识 

    浙江大学办学一百多年来,经历各历史时期调整、合并至今拥有八个单位全宗,各全宗标识符用其表征字的汉语拚音表示,其全宗名称与标识符见下表:  

全宗名称 标识符 全宗名称 标识符
浙江大学 ZD 之江大学 ZX
杭州大学 HZ 国立英士大学 YS
浙江农业大学 ND 杭州工学院 * HG
浙江医科大学 YD 浙江省农村经济管理干部学院 NG

  * 该全宗档案包括该校由“杭州纺织工业学校、浙江制丝职业学校、杭州机械专科学校、省立宁波高级工业学校、浙江工业干部学校、杭州工业学校、杭州水力电力专科学校”等先后调整、合并转移过来的部分文书档案与学生卡片。 

七、浙江大学全宗档案实体排架 

(一)1910 — 1993年档案实体排架 

  1、文书类档案按“永久、长期、短期”分开,再按门类大流水排架。

   2、财会类档案按“记帐凭证、帐册、会计报表、工资清册、助学金”分开,按年度大流水排架。 

  3、教学类按“学位论文材料(X—1)、综合文件(X—2)、教材试题卷(X—3)、招生毕业奖惩材料(X—4)、学籍(X—5)、成绩单(X—6)、进修培训(X—7)、短期性文件(X— 8)”分开,大流水排架。  

  4、科研类档案按“合同书(KC)、项目(KB)、奖状(KP)、特种档案(TA)、专利(KY1212)”分开,按大流水排架。 

(二)1994年以后档案实体排架 

  1、党群类、行政类、设备类、产品类、外事类按“一级类目、年度”大流水排架,永久、长期混排。 

  2、教学类、科研类、基建类、出版类、财会类按“末级类目、年度”流水排架,永久、长期混排。 

  3、声像类、人物类档案按“二级类目、年度”流水排架、永久、长期混排。 

已经没有了浙江大学文书档案归档文件整理规则