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机构职责

2013-12-12本馆概况10461 [    ]  [打印]

档案馆工作职责

  档案馆是学校档案工作的职能管理部门和学校档案工作委员会的常设机构,又是永久保存和提供利用本校档案的学校直属事业机构,学校授权其承担的主要行政职责是:

  一、宣传贯彻执行国家和地方有关档案工作的法律、法令、政策和规定,提高全校师生员工的档案法制意识。
  二、制订和组织实施全校档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况。
  三、负责全校各种档案及校史资料征集、接收、分类、编目、鉴定、统计等项工作。
  四、做好“防火、防水、防盗、防虫、防光、防尘、防有害气体及温湿度控制”等档案实体的保护和管理工作,维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。
  五、编制检索工具,设立专门阅览室,按照规定向全校和社会开放档案,负责全校各类档案资源的查询、借阅和利用。
  六、拟定完善电子文件归档,电子文件元数据,档案信息采集、整合和安全管理等方面标准,建设和维护档案信息资源目录、全文和多媒体数据库,开发利用数字档案管理应用系统和数字档案馆门户系统,实现学校档案数字化、信息化。
  七、指导和协助本校各单位做好各类档案的整理组卷等项工作,负责专(兼)职档案工作人员的业务学习和培训。
  八、开展档案史料的调查、编研工作,负责编辑《浙江大学馆藏档案》资料,开展档案宣传工作和利用者教育活动,多途径、多形式地开发和利用档案信息资源。
  九、结合学校校园文化建设,设计、布展和管理有浙江大学特色的校史馆,以及举办其它各种形式的展览,为学校重大活动提供档案服务。
  十、开展档案学理论和档案工作实践研究,积极参加档案学术交流活动;接收指导信息资源管理学科和专业的学生教学实习。
  十一、承办学校交办的其它事项。

馆领导工作职责:

      马景娣:主持档案馆行政全面工作。负责财务、外事、科研、信息化等工作。分管收集指导办公室、信息开发办公室、校史研究室和编研展览办公室。

      蓝蕾:主持党支部、工会全面工作,负责人事、信访、安全、保密、离退休、宣传等工作。分管干部人事档案室、特种档案办公室、保管利用办公室和综合办公室。

综合办公室工作职责:

  1、深入学习实践科学发展观,协助馆领导处理馆内日常行政事务。
  2、负责学校和省档案馆的各类通知的上情下达、下情上传。
  3、负责各类文件的收发、呈送、传阅、归档工作。
  4、负责组织全馆信息的采集、整理,及综合统计、上报工作。
  5、协助馆领导组织拟订各种规章制度,协调全馆的各项工作。以馆的名义发布通知、通告等。
  6、协助馆领导组织全馆性活动,组织安排有关会议,对重要会议作好记录,形成纪要。
  7、负责馆印章掌管工作;负责馆内办公设备、用品的配置及经费报销工作。
  8、负责馆内报刊、资料、信件的收发工作。
  9、做好馆信访工作和对外窗口工作。
  10、协助馆领导做好对外联系和接待工作。
  11、协助馆领导安排馆节假日值班等有关事项。
  12、协助馆领导做好离退休人员的联系、慰问工作。
  13、根据档案工作有关规定,做好立卷归档工作。
  14、完成校、馆领导交办的其他各项任务。

收集指导办公室工作职责:

  1、深入学习实践科学发展观,制定、完善并负责执行所分管类别的收集指导、培训考核等规章制度。
  2、负责对全校各立卷单位的档案工作法律法规执行情况进行监督与检查,做好档案收集的培训宣传工作,全面推进依法制档。
  3、负责对全校各类档案(包括涉密、声像、重大活动档案,名人、实物除外)的收集、接收、分类、编目、统计等工作,实施纸质和电子文档双套制归档,并做好向有关科室移交的工作。
  4、做好各类涉密档案的安全保管、安全移交工作。
  5、指导和协助全校各立卷单位做好所分管类别档案的整理组卷和电子文档归档工作。
  6、负责对立卷部门各专、兼职档案员的业务指导、培训与考核管理工作。
  7、配合信息开发办公室,完善数字档案管理系统和预立卷系统的应用。
  8、积极参与、配合馆内的各项活动。
  9、完成馆领导交办的其他各项任务。

保管利用办公室工作职责:

  1、深入学习实践科学发展观,制定、完善并负责执行馆藏档案的保管、借阅、保密、统计、鉴定、销毁和库房管理的规章制度。
  2、负责馆藏档案实体装盒编号、排架入库、统计登录和日常的库房管理工作,负责打印档案目录、编制检索工具。
  3、做好“防水、防火、防盗、防虫、防光、防尘、防有害气体及湿度控制”等档案实体的保护和管理工作,维护和确保所分管类别档案的完整与安全。
  4、对涉密档案实行专人、单机、专门库房管理,做好已入库涉密档案的安全保管和安全利用,杜绝失密、窃密和泄密事件的发生。
  5、负责接待校内外人员来馆查阅档案,做好档案提供利用和服务工作。
  6、负责濒危档案实体的修复保护工作和保管期满档案的鉴定、销毁工作。
  7、配合信息开发办公室,参与档案数字化工作。
  8、积极参与、配合馆内的各项活动。
  9、完成馆领导交办的其他各项任务。

特种档案办公室工作职责:

  1、深入学习实践科学发展观,负责声像档案、名人档案、实物档案的接收(征集)、整理和编目。
  2、参加学校重大活动的拍摄工作。
  3、参与、协助做好档案编研、展览工作。
  4、参与电子档案的接收,安全保管电子档案。
  5、积极参与、配合馆内的各项活动。
  6、完成校、馆领导交办的其他各项任务。

编研展览办公室工作职责:

  1、深入学习实践科学发展观,负责开展各种档案史料的调查、编研工作。
  2、负责编辑《浙江大学馆藏档案》馆刊资料。
  3、制定并负责执行学校及档案馆的有关档案信息的编研、展览计划。
  4、负责开展各种形式的档案宣传工作。
  5、负责举办各类专题、各种形式的展览工作。
  6、积极参与、配合馆内的各项活动。
  7、完成馆领导交办的其他各项工作任务。

信息开发办公室工作职责:

  1、深入学习实践科学发展观,负责拟定和逐步完善适合浙江大学实际的电子文档归档、电子文件元数据、档案信息采集、整合和安全管理等方面的各类标准与制度。
  2、负责全馆各类应用系统的开发、维护和完善工作,确保数字档案管理系统、部门预立卷系统和数字档案馆门户以及各类应用系统等的正常运行与安全维护。
  3、负责档案目录数据库、全文和多媒体数据库等各类馆藏数据库的管理、维护及利用工作;协助做好涉密档案数据库的安全与保密工作,确保涉密数据与校园网络物理隔离。
  4、加快档案资源的信息化进程。制定档案信息资源开发利用计划,加快馆藏各类存量档案的数字化工作及增量档案的电子化工作;与馆内有关科(室)合作,共同参与各类专题的档案信息编研、档案宣传等开发利用工作。
  5、提供部门预立卷系统、电子文件归档等业务培训的技术指导与支持,负责馆内工作人员计算机应用的培训指导和技术支持。
  6、负责全馆各类设备(包括计算机、网络设备、打印机、空调、去湿机等)的采购、管理、维护和报废工作,确保各类设备的正常运行。
  7、负责档案馆机房管理工作,确保主机房安全与各类服务器的正常运行。
  8、积极参与、配合馆内的各项活动。
  9、完成馆领导交办的其他各项任务。

校史研究室工作职责:

  1、深入学习实践科学发展观,校史资料的收集、整理、编纂。
  2、校史读本的编写、修订、推广。
  3、校史研究的组织、协调、督查。
  4、校史文化的宣传、普及、交流。
  5、协助馆领导建设和管理有浙江大学特色的校史馆。
  6、完成馆领导交办的其他任务。

干部人事档案室工作职责:

  1、深入学习实践科学发展观,保管干部人事档案,为国家积累档案史料。
  2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
  3、办理干部人事档案的查(借)阅、传递、统计等工作。
  4、登记干部职务、工资的变动情况。
  5、为有关部门提供干部的情况。
  6、做好干部人事档案的安全、保密、保护等工作。
  7、调查研究干部人事档案的工作情况,制定工作制度,搞好干部人事档案的业务建设和业务指导工作。
  8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术。
  9、定期向特种档案办公室移交死亡人员的人事档案。
  10、完成校、馆领导交办的其他各项任务。

附:档案馆内设机构及工作人员一览表

     

    

办公地点

联系电话

馆领导

馆 长: 马景娣

副馆长: 蓝 蕾

艺术楼C座505

艺术楼C座506

0571­­88273051

0571­­88273588

综合办公室

主 任:蓝 蕾(兼)

科 员:陈 鸿

艺术楼C座502

0571­­88273850

收集指导办公室

主 任:王雅琴
副主任:沈颖婕

科 员:夏 静

科 员:孙丽丽

科 员:曹媛媛

艺术楼C座406

0571­­88273047

保管利用办公室

主 任:张 燕
副主任:倪贞燕

科 员:白 鸥

艺术楼C座610、616

0571­­88273056

特种档案办公室

副处调:吕 丰

主 任:张卓群

副主任:王 磊

艺术楼C座410

0571­­88273292

编研展览办公室

主 任:胡 岚
副主任:金灿灿

艺术楼C座507

0571­­88273131

信息开发办公室

主 任:濮永革
副主任:张 军

科 员:王冰冰 

艺术楼C座503

0571­­88273302

校史研究室

主 任:张淑锵

科 员:毛文婷

艺术楼C座402

0571­­88273530

干部人事档案室

主 任:朱惠珏
副主任:田 款

科 员:吕慧平

科 员:刘 新

玉泉校区行政楼511

0571­­87953289