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浙江大学档案馆归档指南

2022-03-24业务指导300 [    ]  [打印]

一、归档依据
  1、根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》等,制定浙江大学档案馆归档指南。
  2、根据《浙江大学档案管理办法》(浙大发〔2021〕10 号)制定浙江大学档案馆归档指南。
 
二、归档范围
      浙江大学从事教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录都属于归档范围。具体应包括:党群类档案、行政类档案、教学类档案、科研类档案、基本建设类档案、仪器设备类档案、产品生产类档案、出版物类档案、外事类档案、财会类档案。具体归档范围和保管期限规定按照《浙江大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定》(2021年修订)执行。
 
三、归档要求
  1、学校实行档案材料形成单位、课题组立卷制度。由立卷人按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号,制作卷内目录,在本单位预立卷系统进行信息著录、电子文件上传,交本单位档案工作人员检查后向学校档案馆移交。
  2、学校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档。各类文件材料应符合下列要求:
  ⑴归档的文件材料应当齐全完整。已破损文件应予复制, 复制件附于原件后一并归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》( GB/T 18894-2016)以及《浙江大学电子文件归档与管理暂行办法》(浙大发〔2005〕49 号)执行。
  ⑵归档的文件材料,应遵循文件之间的形成规则,保持文件之间的有机联系,分类组卷。
  ⑶纸质归档文件应用纸规范、质地优良,字迹清楚、耐久,严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写。
  ⑷档案信息著录时应案卷标题简明确切,文件登记时信息录入应符合规范要求,电子文件上传应符合规定格式。
  ⑸纸质文件应与电子文件双套归档,凡需要归档的又没有电子版的文件须在数字化处理之后一并归档。电子文件必须为与纸质件一致的双层PDF(即可搜索型PDF,扫描形成的PDF文字可选中可复制,能实现全文检索)。
  ⑹来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件与传统载体档案具有同等效力,应当通过符合安全管理要求的网络或存储介质向档案馆移交。
 
四、各类档案归档时间
  1、党政管理类档案材料和能按自然年度归档的文件材料应在次年六月底前归档。
  2、教学类档案材料和能按教学年度归档的文件材料应在当年年底前归档。
  3、科研类档案材料应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
  4、基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
  5、重大活动档案应在活动结束后一个月内归档。
  6、突发事件相关档案应在事件结束后一个月内归档。
  7、上级规定应移交的档案应按要求随时移交。
 
五、制约措施
      学校档案馆可根据《档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》和学校有关规定,实行安全责任追究制,违反规定的提请学校或上级档案行政管理部门追究有关部门或责任人的相应责任。
      对未按规定及时归档,将通过OA或邮件告知立卷部门进行催档,经档案人员催档后仍拖延不归的,采取年底档案工作情况网上公示,情况严重的,提请学校有关主管领导及上级主管部门处理。
 
六、联系方式
      如有疑问,可拨打电话88273047或88981017与校档案馆收集指导办公室联系。

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